Los inversores o entidades financieras siempre solicitarán un cronograma como parte de su plan de negocio. Sin embargo, conozco mucha gente que desconoce cómo hacer un cronograma y las herramientas que deberían usar para crear uno. Excel, por ejemplo, no es la mejor herramienta para un cronograma pero es usado por muchas personas.
Cada vez que iniciamos un negocio o un proyecto es necesario realizar un cronograma con el cual tener claro cuáles son las actividades que se deben realizar para establecer un negocio o implementar un proyecto. Sin embargo ¿conoce cómo hacer un cronograma y qué herramientas existen para hacerlo?1. Liste las tareas: Defina con detalle cada tarea que debe llevarse a cabo para implementar el nuevo negocio o proyecto. Trate de ser específico, entre más detallado mejor. Por ejemplo si requiere comprar una máquina, evite poner “Comprar máquina”. En su lugar divida la tarea en pequeñas subtareas que faciliten la gestión y la estimación de tiempo; por ejemplo: solicitar cotizaciones, realizar la evaluación de opciones, emitir orden de compra, recepción de la máquina, instalación de la máquina, pruebas de la máquina.
2. Establezca la duración de cada tarea: una vez tenga definida cada tarea, estime el tiempo necesario para cada una. Para facilitar la estimación y tener un dato confiable utilice su experiencia si ya ha realizado alguna tarea en el pasado. De lo contrario puede preguntar al contratista,  investigar con colegas, entre otras fuentes que le ayudarán a mejorar su estimación.
3. Defina las dependencias entre las tareas: Analice cuáles tareas se pueden realizar de forma simultáneas y cuáles requieren del inicio o la finalización de otras antes de poder ser ejecutadas. Esto permitirá establecer dependencias y creará la ruta crítica de su proyecto, es decir, la duración mínima que tendrá.
4. Defina restricciones: en ocasiones hay tareas que no pueden iniciar o terminar antes de una fecha. Por ejemplo, una actividad sólo podría darse luego de una reunión con un cliente y esa reunión tiene una fecha específica.
5. Asigne los recursos: en este punto deberá definir los recursos que asignará a cada tarea. Los recursos pueden ser personas, materiales o dinero. Esto permitirá saber las personas responsables de la ejecución del proyecto y el costo asociado. También le ayudará a determinar sus necesidades de recursos en el tiempo. Es útil para definir el presupuesto del proyecto, y es información que le solicitará una entidad financiera o un inversionista, pues no necesariamente usted ocupa todos los recursos al momento de iniciar, sino que se van requiriendo según la ejecución de las actividades.
6. Revise y optimice: siempre se puede mejorar. Revise si una tarea puede ser subdividida, verifique si la estimación de tiempo y recursos puede ser más precisa y así obtener resultados más cercanos a la realidad.

El diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es una representación gráfica de un cronograma, pues muestra las actividades distribuidas en el tiempo. Tiene un eje vertical donde se listan las tareas y un eje vertical de tiempo, donde las tareas se representan como “barras” cuya longitud depende del tiempo definido para la tarea.
  • istar y clasificar las tareas.
  • Establecer la duración de cada tarea.
  • Definir las dependencias entre tareas.
  • Definir los calendarios a utilizar, incluyendo los horarios de trabajo.
  • Asignar los recursos de cada tarea, incluyendo personas como materiales y definiendo el costo de cada recurso.
  • Establecer líneas de base.
  • Visualizar la ruta crítica del proyecto.
  • Definir los riesgos asociados al proyecto o a una tarea, definiendo al mismo tiempo la causa del riesgo, la probabilidad de que ocurra, el impacto que tendría y la prioridad asignada.
Los archivos de Gantter pueden ser guardados en la nube de Gantter así como en Google Drive o Dropbox, de manera que sus archivos estarán siempre seguros y respaldados. También pueden ser descargados a su computadora y puede importar o exportar cronogramas desde o hacia Microsoft Project.
Utilice Gantter para darle seguimiento a su plan de negocio; o bien, para definir el cronograma para el lanzamiento de su producto o servicio y así cualquier persona que lea su plan de negocio pueda conocer y justificar las tareas, la duración y los recursos que utilizará para establecer su negocio.